Vofo har valgt Innovit AS som leverandør etter en offentlig anbudskonkurranse. Systemet heter eApply og blir benyttet av flere offentlige virksomheter og organisasjoner. Dette gir studieforbundene en robust løsning med mange nyttige funksjoner fra et fagmiljø som spesialiserer seg på datasystemer for tilskudd og saksbehandling.
- Det er et standardsystem, men løsningen vil være godt egnet til å tilpasses eventuelle endringer i regelverket for studieforbund, sier Mats Grimsgaard, prosjektleder i Vofo.
Det er lagt vekt på forenkling og automatisering av søknadsprosessen. Dette gjør at søknadene blir enklere å fylle ut og kan behandles mer effektivt. Systemet har en egen søknadsportal med en enkel og brukervennlig søknadsprosess. Søkere logger inn med ID-porten, som er en felles innloggingsløsning til offentlige tjenester på internett. Løsningen har også egne moduler for meldinger og oppgaver, som knyttes til hver søknad. På den måten får både søker og saksbehandler god oversikt over hele saksgangen for hver søknad, og påminnelser når det er noe de må gjøre eller viktige beskjeder.
Prosjektet har tett dialog med arbeidsgruppa, representanter fra syv studieforbund, for å sørge for at løsningen blir best mulig tilpasset studieforbundenes behov. Systemet skal ivareta dagens krav om rapportering til myndighetene, og studieforbundenes krav om offentliggjøring av godkjente studieplaner og kursstatistikk. Leverandøren har utviklet løsningen i tett dialog med Vofo. Det er gjennomført to iterasjoner hvor vi har fått demonstrert nye funksjoner. - Så langt er vi godt fornøyd med samarbeidet, og vi opplever at leverandøren forstår studieforbundenes behov og kommer med gode forslag til løsninger, sier Mats Grimsgaard.
Løsningen skal være klar til bruk i løpet av høsten 2020, og det er ventet at de deltakende studieforbundene vil benytte den nye løsningen for å registrere kurs i søknadsåret 2021.
For spørsmål ta kontakt med prosjektleder Mats Grimsgaard epost: mats.grimsgaard@vofo.no, mob: 926 11 925.