Standard for internkontroll i studieforbund

Bakgrunn

I henhold til § 14 i Forskrift for studieforbund godkjent av Kultur- og likestillingsdepartementet og §12 i Forskrift for studieforbund godkjent av Kunnskapsdepartementet har studieforbundene ansvar for at organisasjonsledd og medlemsorganisasjoner har tilfredsstillende system for internkontroll, og for at offentlig tilskudd brukes i samsvar med lov, forskrifter og forutsetninger i tilskuddsbrev fra Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse, HK-dir. Studieforbundene skal ha dokumentasjon på rutiner for internkontroll.

Arbeidet med internkontroll er i hovedsak den jevnlige kontrollen med kurs og kommunikasjonen med medlemsorganisasjoner og kursarrangører som studieforbundet har i det daglige. Alle studieforbund har rutiner og praksis som er innarbeidet, det som kanskje varierer er dokumentasjonen og eller skriftligheten av disse rutinene. Vi ser derfor at det er nyttig for alle studieforbund med noen enkle verktøy i arbeidet med internkontroll.

For å styrke og samordne studieforbundenes arbeid med internkontroll, satte Vofo i juni 2023 ned en arbeidsgruppe som har bidratt til å utarbeide denne standarden for internkontroll for studieforbund. Avsender av standarden er Vofo, som gjennom denne ønsker å etablere et rammeverk for bestepraksis blant studieforbundene, og gi studieforbundene noen verktøy i arbeidet med internkontroll. Standarden er å regne som Vofos anbefalinger for bestepraksis for internkontroll i studieforbund. Det er helt frivillig for studieforbund om man ønsker å følge standardens anbefalinger og bruke verktøyene.

Anbefalinger

Det er studieforbundet som er ansvarlig for forvaltningen av voksenopplæringsmidlene og kontroll med ordningen. I arbeidet med å utarbeide denne standarden har det blitt tydelig at erfaringen til studieforbundenes saksbehandlere er viktig for å avdekke kurs med feil eller slurv, og mulig misbruk av ordningen. For å kunne utføre denne kontrollfunksjonen er det derfor viktig at de ansvarlige i studieforbundene er tett på tilskuddsbehandlingen og dialogen med kursarrangør. Vofo mener det at studieforbundet selv tildeler tilskuddsmidler til kursarrangør, gir den beste forutsetningen til å oppdage situasjoner som krever ytterligere kontroll. Dette på grunn av deres erfaring og «mengdetrening» i å saksbehandle kurs og se detaljer ved kurset som kan indikere at noe er galt. Vi anbefaler derfor at studieforbundet selv tildeler voksenopplæringsmidler til kursarrangør.

Vi anbefaler at studieforbundet bruker et kursadministrasjonssystem som kontrollerer og validerer mot kravene satt i lov, forskrift og studieplaner. Kurssystemet skal sikre dokumentasjon på saksgangen, forsvarlig behandling av personopplysninger og at fordelingen følger kravene i lov og forskrift. Voksenopplæringsforbundet drifter kursadministrasjonssystemet eApply for syv studieforbund. Systemet er tilpasset kravene i Voksenopplæringsloven, tilhørende forskrift og studieforbundets godkjente studieplaner. Det er mulig for alle studieforbund som ønsker det å ta del i denne løsningen.

Studieforbundets kursadministrasjonssystem bør beregne timer og tilskudd etter elektronisk registrering av kursets samlinger. For å sikre gjennomsiktigheten i systemet bør det være samsvar mellom samlingene som er gjennomført på kurset, frammøtelisten som legges inn i kurssystemet og beregningen av tilskudd til kurset.

Eksempel: Dersom kurset har hatt en varighet på 5,75 timer (fem timer og tre kvarter) skal dette fremkomme av frammøtelisten (uten avrunding av samlinger for å få hele tall), og dersom kurset er tilskuddsberettiget bør det utbetales timetilskudd tilsvarende 5,75 timer.

Dokumentasjon av saksbehandlingsprosessen er viktig i forbindelse med kravene man har til å lagre dokumentasjon i en viss tid etter tildelte voksenopplæringsmidler, i tillegg er ryddig dokumentasjon og kommunikasjon med søker viktig i forbindelse med revisors årlige gjennomgang og ved tilsyn fra direktoratet. Vi anbefaler at studieforbundet benytter alle muligheter som ligger i kursadministrasjonssystemet, ved å ta kommunikasjon med søker gjennom systemet og å gjenåpne skjemaer for at søker kan sende inn på nytt, for å sikre at det er søker selv som signerer ev. endringer ved å sende inn skjema selv. I tilfeller der det må gjøres faglige vurderinger i saksbehandlingen, skal endringer i vurderingen dokumenteres og kommuniseres med søker i kursadministrasjonssystemet.

Verktøy for studieforbundenes arbeid med internkontroll

Vi har utarbeidet et skjema hvor studieforbundene kan fylle inn hvordan studieforbundet sjekker av de ulike kravene i forskriften. Dette blir dermed både en dokumentasjon på hvordan studieforbundet kontrollerer at alle krav i forskriften følges og kontrolleres. Ved behov kan studieforbundet utarbeide lignende skjema for studieforbundets medlemsorganisasjoner. Her er oppbyggingen såpass forskjellig mellom studieforbund at vi ikke har utarbeidet en mal.

Det som ligger inne i skjemaet som et utgangspunkt er basert på valideringen (kurssystemets mekaniske kontroll mot krav i lov, forskrift og studieplaner) og saksbehandlingsprosessen i eApply som syv av studieforbundene benytter. Studieforbundene må selv legge inn rutinene som gjelder for dem, og de kontrollmekanismer som ligger inne i kursadministrasjonssystemet som brukes av det enkelte studieforbund.

Skjemaet har også en fane for rutiner ved stikkprøvekontroller. De aller fleste studieforbund gjennomfører stikkprøvekontroller i tillegg til de kursene som trekkes ut i kontroll av revisor. De fleste studieforbund tar minst ut ca. like mange kurs i året som revisor sjekker i sin stikkprøvekontroll. Hyppighet og hvordan man organiserer dette varierer. Noen studieforbund sjekker kurs ved hver utbetaling, noen har stikkprøver hvert kvartal eller to runder med kvalitetskontroll/stikkprøver i året. De fleste bruker en form for randomisert uttrekking av kurs, mens noen kombinerer dette med en gjenspeiling av kursarrangørenes produksjon i kurs eller kurstimer.
Noen studieforbund har egne rutiner for sjekk av kurs ved varsel og/eller hvis saksbehandler blir mistenksom på noe ved et kurs eller en kursarrangør. I disse tilfellene anbefales det å sjekke av det som varsles om eller gjør en mistenksom, men bruk gjerne rutinen for ordinær stikkprøvekontroll i disse tilfellene også. Vi anbefaler at man legger til grunn et prinsipp om at man ved kontroller og stikkprøver skal sjekke nok til å bli sikker på at kurset og dets deltakere er reelle og følger kravene som er satt.

I tillegg til disse verktøyene, vil Vofo opprette en ressursbank for internkontroll hvor de studieforbundene som ønsker det kan dele sine rutinebeskrivelser.