– Ny teknologi gir nye muligheter for innsamling og bruk av informasjon om enkeltmennesker. Da må vi sørge for å ivareta personvernet. Den nye loven gir et godt vern for den enkelte, sier justis-, beredskaps- og innvandringsminister Per Sandberg (Frp).
Hvilke spørsmål har du?
Voksenopplæringsloven krever at kursarrangører registrerer detaljert informasjon om kursdeltakere og oppbevarer den i ti år. Denne loven trumfer personvernloven, derfor har vi en jobb å gjøre for å legge på plass rutiner som oppfyller begge lovverk.
Prosessen med å forberede organisasjonene har avdekket problemstillinger som krever avklaring fra kyndig hold. VOFO oppfordrer studieforbundene til å sende oss spørsmålene de har behov for å få svar på. Vi vil så innhente svar for alle fra relevant ekspertise.
Systematisk arbeid
I januar arrangerte VOFO et seminar for studieforbundene der Datatilsynet redegjorde for de nye reglene og hva som kreves for å oppfylle dem. Her finner du presentasjonen som Fagdirektør Hallvard Husand holdt på seminaret.
- Vi har brukt tid på å sette oss inn i hva loven betyr for oss. Da vi gjennomgikk hva slags informasjon vi har lagret, så vi med en gang hvor mye unyttig informasjon vi har registrert og som er bestemt i forskrift til Voksenopplæringsloven, opplyser generalsekretær Marianne Ween i Studieforbundet Funkis.
- Nå jobber vi med å klargjøre ansvar og utforme rutiner vedrørende databehandling mellom studieforbundet og kursarrangørene hos medlemmene våre, sier hun. -Vi vet hva vi trenger å gjøre og har en plan for arbeidet, men vi er ikke i mål, sier hun.
Studieforbundet natur og miljø samarbeider med andre studieforbund om å utvikle nye rutiner og praksis. I skrivende stund sitter de sammen for å dele arbeid, forslag og erfaringer.
- Vi har startet et systematisk arbeid og er i gang med kartlegging for å avdekke hva slags informasjon vi har samlet på og hvordan vi har behandlet den. Det er ganske mye og vi spør oss hvorfor og hvilke behov og hjemler vi har for å oppbevare denne informasjonen, forteller daglig leder Finn Grimsgaard.
- Vi har brukt Datatilsynets hjemmeside og ser at det er behov for rutiner vi ikke har i dag, tilføyer han.
På Datatilsynets side finner du «Alt om den nye loven» inkludert veiledninger for hvordan å forberede organisasjonen.
Er du beredt?
Frivillighet Norge har også en side med nyttig informasjon.
De har satt ned åtte steg til godt personvern som lyder sånn:
- Har dere en oversikt over alle persondataene dere behandler?
- Har dere skrevet ned og dokumentert rutinene deres?
- Har dere slettet alle persondata dere ikke trenger?
- Har dere rutiner for å innhente samtykke for de persondataene dere behandler?
- Har dere forenklet språket på informasjon dere gir til medlemmer/publikum?
- Har dere laget en personvernerklæring som ligger lett tilgjengelig på nettsiden deres?
- Har dere laget avtaler med databehandlerne dere bruker?
- Har dere laget en årsplan for gjennomgang av rutiner og risikovurdering av arbeidet med personopplysninger i organisasjonen?
Svarer du ja på disse spørsmålene er du godt i gang.